Tenue des assemblées générales des comités
ven. 22/12/2023 12:32
De : Laure SAGAERT
A :
EXPÉDITEUR Brigitte Soulary SERVICE Développement des comités
Présidente Secrétariat Général, Juridique et International
CONTACT POUR SUIVI Laure Sagaert - Responsable du service Développement des comités
lsagaert@ffrandonnee.fr
Katia Cizo – Responsable du Secrétariat Général, Juridique et International
kcizo@ffrandonnee.fr
REPONSE / ACTION SOUHAITEE ? OUI NON X DATE LIMITE DE REPONSE / D’ACTION ? /
DESTINATAIRE(S) / COPIE
A l’attention des Présidentes et Présidents des Comités régionaux et départementaux,
Copie : Adresses génériques des comités, Comité Directeur, Direction, Managers, Service Développement des comités, Guy Bertin référent en charge du suivi des comptes des comités
Madame la Présidente, Monsieur le Président,
L’organisation de l’assemblée générale du Comité que vous présidez aura lieu au début de l’année prochaine.
Nous vous invitons à transmettre à votre conseiller territorial du service Développement des comités les dates et lieux d’organisation de votre AG en précisant si vous comptez sur la présence d’un administrateur représentant le siège fédéral durant votre Assemblée Générale. Vous pouvez aussi nous transmettre ces informations à l’adresse atp@ffrandonnee.fr
Pour rappel, l’assemblée générale d’un Comité départemental doit se tenir 15 jours avant celle du Comité régional dont il dépend. L’assemblée générale du Comité régional respectera également le délai de 15 jours avant l’AG de la fédération, qui se déroulera Jeudi 28 Mars 2024.
Seront soumis au vote en assemblée générale fédérale :
- Le rapport d’activité 2023,
- L’approbation des éléments financiers 2023,
- Le budget prévisionnel 2024 associé au plan d’actions,
- La politique tarifaire pour la saison 2024-2025.
Concernant la politique tarifaire, nous vous invitons à prendre connaissance de la note annexée au présent envoi (n°4). Vous trouverez également le diaporama de présentation du webinaire sur ce sujet organisé le 15 décembre dernier à l’attention des comités en cliquant sur ce lien : Webinaire comités - Poltique tarifaire 15-12-23.pptx . Vous pouvez le réutiliser lors de vos propres Assemblées Générales. Pour le modifier et l’enregistrer, cliquez une fois le document ouvert dans « Fichier », puis « enregistrez sous » pour copier le fichier sur votre ordinateur. Enfin pour les comités n’ayant pas pu assister à cette réunion, voici le lien de l’enregistrement du webinaire: https://youtu.be/M0MteDGykNg.
Par ce courrier, nous souhaitons également vous rappeler quelques règles et procédures à respecter dans la préparation et le déroulement de votre prochaine assemblée générale.
Préparation de votre assemblée générale ordinaire (AGO)
Vous trouverez en annexe (n°1) de ce courrier un document intitulé « Rappel de quelques règles essentielles à la préparation et au déroulement de l’AG d’un comité ». En particulier, sont cités les points à faire figurer obligatoirement à l’ordre du jour de votre AGO. Nous vous rappelons que les représentants de votre comité départemental, pour participer à l’A.G. régionale (15 représentants maximum) et à l’AG fédérale de mars 2024 (1 à 3 représentants maximum dont le porteur de voix et le suppléant), doivent être élus lors de votre AG. Ces représentants ainsi désignés pour l’AG fédérale de mars seront les mêmes (au niveau départemental et régional) que ceux désignés pour l’AG élective du 22 novembre 2024.
IMPORTANT : Conformément aux modifications statutaires votées lors de l’AG du 24 novembre 2023 permettant le vote direct des clubs à l’AG Fédérale de Novembre 2024 (50 % des voix de l’assemblée générale), les représentants des clubs seront désignés au sein de chaque club.
Attention, il est nécessaire d’anticiper ces évènements et de bien communiquer auprès des clubs lors de l’AG du comité départemental, puisque le représentant désigné au sein du club (pour le vote direct lors de l’AG élective) ne peut être le même porteur de voix que celui désigné pour porter les voix du comité.
Concrètement :
Après votre Assemblée Générale, il faudra établir un procès-verbal du déroulement de l’AGO et transmettre les informations,
- A la FFRandonnée avec l’aide du bordereau de transmission ci-joint (n°2), à l’attention du service Développement des comités :
- Le procès-verbal ;
- Le bilan de l’exercice 2023 ;
- Le compte de résultats détaillé de l’exercice 2023 ;
- La balance comptable 2023 ;
- Le budget prévisionnel 2024 adopté par l’assemblée générale ;
- La fiche récapitulative des heures de bénévolat valorisées dans votre comité (annexe n°3);
- Les statuts et/ou le règlement intérieur modifiés (le cas échéant) ;
- La composition du comité directeur* ;
- La composition du bureau*.
(*) Ces deux informations sont à mettre à jour, par le comité, sur le site de gestion de la vie fédérale. Se rapporter si besoin au « Guide utilisateurs du site de gestion de la vie fédérale». A noter que tout membre de votre comité directeur enregistré sur le site de gestion de la Vie Fédérale, avec son adresse mail, recevra automatiquement la newsletter Balises.
- A la préfecture :
- La déclaration dans les 3 mois, au greffe des associations du département du siège social, des changements survenus dans l’administration du comité tel que le changement de dirigeants.
IMPORTANT : Le nom du représentant des Clubs à l’AG fédérale, avec le nombre de voix dont dispose votre territoire, doit être communiqué au Secrétariat Général du siège à l’aide du formulaire que vous recevrez avec les documents préparatoires de l’AG fédérale après la tenue de votre AG.
Par ailleurs, les assemblées générales des Comités doivent se tenir en tout début d’année, sur un laps de temps très court. Si vous souhaitez inviter un administrateur territorial, sachez que nous ferons tout notre possible pour qu’il puisse participer à votre assemblée générale en fonction de ses disponibilités.
Bien entendu, nous restons à votre disposition pour répondre à tout questionnement que vous souhaiteriez nous exposer.
Très cordialement,
La Présidente,
Brigitte Soulary