Procédure Extraction de fichiers - Système de Gestion de la Vie Fédérale

mar. 08/10/2024 17:57
De : Association
A : 

CONTEXTE   Modification de la procédure d’extraction de fichiers au sein du SGVF
EXPÉDITEUR   Cécile Legrand – Corentin Tuvi                                    SERVICE     DCPA
CONTACT POUR SUIVI  association@ffrandonnee.fr
REPONSE / ACTION SOUHAITEE?   OUI   NON X     DATE LIMITE DE REPONSE / D’ACTION?

DESTINATAIRE(S)

A l’attention des Président(e)s des Comités Régionaux et Départementaux
Copie : Président(e)s de Commissions Régionales Pratiques Adhésion, Comité Directeur, DTN, Managers, Comités Régionaux et Départementaux, Service Développement des clubs, pratiques et adhésion, Service Développement des comités et de la vie associative

Chère Présidente, Cher Président,

Un bon mois s'est écoulé depuis la rentrée sportive et nous avons déjà accueilli plus de 2 630 associations et 137 000 licenciés soit une hausse de 8.6% par rapport à 2023/2024 à la même date ! Ce fort engouement de début de rentrée sportive a généré un gros travail d’accompagnement et nous vous en remercions !

N’hésitez-pas en tant que comités à solliciter le siège si vous avez besoin d’informations, vous serez ainsi plus compétents pour apporter des réponses directes à vos associations.

Et puisqu'il est un outil primordial en ce début de rentrée sportive, le système de gestion de la vie fédérale a été lui aussi très sollicité par l'ensemble du réseau. Si nous n'avons pas observé de bugs conséquents nous avons tout de même eu quelques problèmes qui ont pu déranger notre gestion.

Certains d’entre vous ont rencontré des problèmes au niveau des extractions et nous nous en excusons. Nous avons-nous même au niveau du siège, subi ces désagréments ! Ceci était dû à un problème de gestion des demandes, effectuées en grand nombre, pour de nombreuses requêtes que le système n’arrivait pas à gérer.

Nous avons, avec le prestataire du système, trouver une alternative pour permettre enfin à chacun d’accéder aux extractions. Si le système d’extraction ne change pas, la procédure de récupération des fichiers elle change.
Nous vous expliquons donc la marche à suivre :

Une fois connecté sur le SGVF, en mode gestion pour votre comité :

Cliquez sur “Extraction” puis sur les extractions que vous souhaitez sortir.

Prenons l’exemple avec “Extract. Adhésions" :

En cliquant sur “exporter”, un message va s’afficher vous indiquant que votre fichier est lancé et que vous serez prévenu lorsqu’il sera disponible.

 

Lorsque que le fichier est prêt, un bandeau s’affichera en haut de la page pour vous indiquer que celui-ci est disponible dans l’onglet « Impression », puis « fichiers générés » :

Ce bandeau apparaîtra quelle que soit la page où vous vous situez dans le SGVF après avoir cliqué sur “exporter”.

Le fichier (dont la référence est indiquée) est disponible dans l’onglet ”fichiers générés” qui centralisera toutes les données que vous avez extraites :

Pour télécharger l’extraction en format csv, il vous suffit de vous rendre dans cet onglet : « Impression » puis « Fichiers générés », et de cliquer sur le fichier en question :

Ce cheminement sera aussi valable pour tous types d’extractions potentiellement conséquents.
Cela concerne donc les fiches d’activités, les qualifications etc…

Nous vous remercions pour la prise en compte de cette information. Si vous avez des questions ou que vous rencontrez des problèmes liés au système de gestion, n’hésitez pas à contacter le service adhésion par téléphone (01 44 89 93 66) et par mail (association@ffrandonnee.fr).

Bien sportivement,


Cécile LEGRAND
Responsable de service Développement des clubs, pratiques, adhésion

Corentin TUVI
Chargé de mission adhésions