Organiser une manifestation de marche ou de randonnée, nos conseils pratiques !

Organiser des manifestations ouvertes à tous, des fêtes de la randonnée ou des autres activités de marche, des randonnées grand public ou des événements inter-clubs est toujours un casse-tête. Par où commencer ? Qui s’en occupe ? Qui prévenir ? Quelle manifestation organiser ? Aujourd’hui, des recommandations, règles techniques et de sécurité existent dans le mémento fédéral règlementation des activités de marche et de randonnée et des fiches « organisateur » de rando ouvertes à tous dans la base documentaire fédérale (2013-2015, attention, compte tenu de la date de ces fiches, les règles ont pu évoluer, vous devez vous référer prioritairement au mémento fédéral).

Animateur de club, vous souhaitez organiser une manifestation ? Pour faire plaisir à vos adhérents ou attirer de nouveaux randonneurs ? Votre expertise d’animateur vous sera d’une grande aide, mais on tente de vous prodiguer quelques conseils !

Créer son événement

Trouver l’idée, le concept, LA nouveauté est toujours le plus compliqué. Il est intéressant de s’inspirer des autres clubs, comités ou du siège. Renseignez-vous dans les rubriques « événement » des sites des clubs ou comités ou dans les calendriers de manifestation. Une fois que l’objectif de votre manifestation est identifié, constituez votre équipe organisatrice et définissez un retroplanning d’organisation. Inspirez-vous des « fiches organisateurs » (fiche 8) pour monter votre retroplanning. Définissez ensuite la date, le lieu et l’horaire de votre manifestation. Pour la définition du lieu, réfléchissez bien à tous vos besoins : site adapté à ou aux pratique(s), création des parcours, proximité d’un gymnase ou d’une salle, parking, toilettes, … Certaines pratiques comme le longe côte – marche aquatique ont leurs propres recommandations liées à la spécificité de la pratique, référez-vous au mémento fédéral. Pensez aussi à maîtriser votre empreinte écologique en prenant vos dispositions pour que les randonnées soient éco-responsables, et en respectant la charte des 15 engagements éco-responsables, applicable aux organisateurs d’événements sportifs dont la FFRandonnée est signataire. Enfin, préparez un budget prévisionnel (fiche 15 – budget et financement).

La gestion administrative et juridique Pour les recommandations administratives et juridiques, référez-vous au mémento fédéral. Le chapitre 3 (« Organiser) à partir de la page 37 vous indique les règles générales d’organisation de manifestation de randonnée (déclaration, autorisation,

assurance, secours, balisage, …). Nous vous rappelons que les manifestations de randonnée se déroulant sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique, comportant un chronométrage et/ou un classement ou comptant plus de 100 participants sont soumises à déclaration (pour déclarer votre manifestation, ou pour plus d’informations : https://declaration-manifestations.gouv.fr/).

Communiquer sur sa manifestation et chercher des partenariats

Constituez-vous un plan de communication : quels moyens de communication ? Pour quelle cible ? Création d’un visuel ? Quel budget ? Les moyens de communication sont larges : presse écrite, radios, sites des comités et de la fédération, réseaux sociaux, affiches, bâches, flyers, … retrouvez nos conseils (fiche 11 – communication). Profitez-en également pour démarcher et rencontrer de potentiels partenaires, les opportunités sont nombreuses ! Vous pouvez même nouer des partenariats locaux avec les partenaires fédéraux. N’oubliez pas qu’un partenariat réussi est un partenariat où les deux parties sont satisfaites !

La logistique et les aspects sportifs

Pensez aux ressources matérielles et humaines pour votre événement. En plus de votre équipe organisatrice, il faudra s’entourer d’une équipe de bénévoles pour la préparation et l’encadrement de la manifestation. Concernant la logistique, constituez-vous une check-list (liste non exhaustive) : sonorisation, électricité, barrières, transports, barnums, petit matériel, stands, restauration, boissons, eau, toilettes, signalétique, nettoyage, … Pensez à toujours vous référer au mémento fédéral pour les règlementations.

Pour les aspects sportifs, l’organisation est différente selon les pratiques : parcours, inscriptions, chronomètres, trophées, récompenses, ravitaillement (fiche 13 – convivialité et ravitaillement), …

Evaluation de votre manifestation

Après votre événement, évaluez la réussite et les retombées de votre manifestation : bilan de l’organisation, nombre de participants/spectateurs, retombées médiatiques, évolution des licences, bilan financier, satisfaction, …

@Louis Neher