Organisation des assemblées générales des clubs - Note complémentaire à celle du 17/09/20

mar. 20/10/2020 12:29
De : ATP
A : ATP

CONTEXTE  Aide à l’organisation des assemblées générales des clubs
A l’attention des comités départementaux – Note complémentaire à celle du 17/09/20
EXPÉDITEUR  Danielle Lablé – Vice-Présidente
Laure Sagaert – Responsable du service ATP                               SERVICE ATP
CONTACT POUR SUIVI  lsagaert@ffrandonnee.fr

REPONSE / ACTION SOUHAITEE?  OUI  NON X      DATE LIMITE DE REPONSE / D’ACTION? 

Destinataires : Les Présidents de comités départementaux à l’attention des clubs affiliés de leurs départements
Copie : Comité Directeur, Direction, ATP, service juridique

Chère Présidente, Cher Président,

A la suite de l’envoi d’une première note sur l’aide à l’organisation des assemblées générales des clubs, le 17 septembre, des questions de comités et de clubs ont continué à arriver au siège. Vous trouverez donc ci-dessous les questions les plus souvent posées ainsi que les réponses à y apporter. Ces réponses ont été travaillées par le service juridique de la fédération.

• Est-il obligatoire de tenir une AG ?
L’obligation de tenue d’une assemblée générale dans une association loi 1901 n’est pas imposée par la législation. Cependant, elle constitue un moyen indispensable pour délibérer sur toutes les questions concernant le fonctionnement d’une association.
C’est pourquoi la majorité (voire la totalité) des Statuts des associations sportives prévoient l’obligation de tenir une AG au minimum chaque année, ainsi que les modalités relatives à leur organisation (ex : formalités de convocation, mode de vote, etc.)

En l’absence de tenue d’AG dans l’année en cours, un membre pourrait être fondé à intenter une action en justice pour non-respect des Statuts de l’association et la responsabilité des dirigeants pourrait être recherchée au regard du contexte.

• Quid de l’approbation des comptes ?
Concernant la date limite d’approbation des comptes annuels, plusieurs cas de figure existent :

• Aucun délai ne figure pas dans les Statuts et/ou le règlement intérieur
L’approbation n’est soumise à aucune contrainte de temps par rapport à la date de clôture des comptes. Il ne faut toutefois pas en conclure que les comptes ne sont pas à approuver ! En effet, les Statuts mentionnent dans presque tous les cas le fait que « les comptes sont approuvés annuellement ».

• Un tel délai est indiqué dans les Statuts et/ou le règlement intérieur
Respect du délai indiqué (ex : dans les trois mois suivant la clôture)

• L’association est légalement obligée d’approuver les comptes dans les six mois suivant la clôture
Une association peut parfois être légalement obligée d'approuver les comptes dans les six mois suivant la clôture. C'est le cas des associations relevant de l'article L.612-1 du code du commerce et celles qui ont une activité économique qui dépasse deux des trois critères suivants:
• 3,1 millions d'euros de ressources ;
• 1,55 million d'euros de total au bilan ;
• 50 salariés.

Pour ces associations, un délai supplémentaire de 3 mois est accordé en vertu de l’ordonnance du 25 mars 2020 pour approuver les comptes, soit jusqu’au 30 septembre 2020 pour des comptes clos au 31 décembre 2019.
NB : la prolongation du délai s’effectue généralement via une demande formulée auprès du président du tribunal de commerce, statuant sur requête.

• Est-il possible de tenir une AG à distance ?
Principe : il convient de se référer aux Statuts de votre association afin de vérifier si cette faculté est prévue.

Règle dérogatoire en application de l’ordonnance : autorisation exceptionnelle de tenir son AG à distance pour pallier les difficultés à se réunir en présentiel, sous réserve de satisfaire à différentes conditions (quant au procédé électronique retenu, à l’information des membres, etc) - cf. note du CNOSF en pièce jointe.

• Est-il possible de maintenir une AG en présentiel ?
Plusieurs facteurs sont ici à prendre en compte :

• Quant au lieu
Dans un établissement recevant du public (ex : salle municipale) : Cette faculté s’apprécie au cas par cas, en fonction des communes (zones concernées, mesures particulières, etc.)

Dans un lieu privé (ex : chez un membre) : Le nombre de participants n’est pas limité dans les lieux privés mais il est recommandé de limiter la présence de plus de 10 personnes et de respecter les mesures d’hygiène et de distanciation sociale.

• Quant aux modalités et règles de vote
Afin de réaliser une AG en présentielle dans les meilleures conditions, il convient de vérifier :
• Le quorum - se reporter aux Statuts, idée de limiter la présence des membres au strict minimum requis pour le quorum.
NB : des Statuts peuvent prévoir que si le quorum n’est pas atteint, une AG peut être reconvoquée sans condition de quorum
• La représentation des membres - si les Statuts le permettent, représentation des membres absents par les membres présents via la communication de procurations.
• La tenue d’une AG mixte - il est possible de prévoir qu’une partie des membres soit présents à l’AG par visioconférence (pour s’assurer du quorum notamment)

En cas de modification d’un paramètre (mode de tenue de l’AG, l’horaire, le lieu, etc), il est impératif de renvoyer une nouvelle convocation aux membres avec les nouvelles données, tout en respectant les délais de convocation.

• Est-ce que la consultation écrite est autorisée ?
La consultation écrite (vote par correspondance) n’est autorisée en AG que si les Statuts de votre association l’autorisent explicitement.

L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 (art.6) dont les dispositions sont applicables jusqu’au 30 novembre 2020, ne permet pas la prise de décision des AG par voie de consultation écrite des membres si ce n’est pas prévu dans les statuts de l’association, sauf à ce que la loi prévoit une telle faculté (NB : rien n’est prévu pour les associations).

• Quid du mandat des dirigeants en cas de report d’AG élective ?
Ici encore, tout dépend de ce qui est prévu dans les Statuts de votre association.
S’ils fixent une durée de mandat pour les administrateurs (ex : mandat de quatre ans), alors le celui-ci prendra fin à l’expiration du délai indiqué.
L’ordonnance ne prévoit pas de disposition particulière concernant la proragation des mandats en période de crise sanitaire è si les Statuts de l’association ne prévoient pas de disposition en matière de prorogation de mandat, celui-ci expire à l’arrivée de son terme.

Si les administrateurs restent tout de même en place, il convient de souligner qu’il existe un risque quant à la validité juridique des actes pris par ses administrateurs.
Jurisprudence : un Président d’association dont le mandat était arrivé à son terme a signé une lettre de rupture rendant le licenciement sans cause réelle et sérieuse : la Cour a rejeté la possibilité de proroger le mandat du Président, dès lors que les Statuts ne le permettent pas et a précisé qu'il n'était pas possible de régulariser les actes pris par celui-ci, par une délibération en Assemblée générale (Cass. soc. 16 juin 2016 n°14-29.719).


Textes de références :

- Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19
- Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19
- Décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020 prorogeant la durée d'application de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020

En espérant que ces informations vous aideront à accompagner les clubs dans l’organisation de leur assemblée générale.
Le service ATP avec l’aide du service juridique, reste à votre disposition si vous ne trouviez pas réponses à vos questions.

Recevez, Chère Présidente, Cher Président, nos cordiales salutations.

Danielle Lablé
Vice Présidente en charge du pôle ATP

Laure SAGAERT
Responsable du service Accompagnement Territorial et Professionnalisation
01 44 89 93 03 - 06 08 62 45 01
lsagaert@ffrandonnee.fr