PAF - Préparation de la campagne adhésion 2021/2022

ven. 28/05/2021 17:33
De : Association 
A : Association

CONTEXTE   Préparation de la campagne adhésion 2021/2022
EXPÉDITEUR   Bruno LAMAURT- Cécile LEGRAND                                                                            SERVICE  PAF
CONTACT POUR SUIVI   association@ffrandonnee.fr


REPONSE / ACTION SOUHAITEE?   OUI X   NON     DATE LIMITE DE REPONSE / D’ACTION? 02/06/2021

DESTINATAIRE(S) / COPIE

Président(e)s des Comités Régionaux et Départementaux, Président(e)s des Commissions Régionales et Départementales Pratiques Adhésion, Comités Régionaux et Départementaux
Copie : Comité Directeur, Service aux adhérents, Coordination Adhésion, LDI ATP, LDI PAF, Managers

Chère Présidente, Cher Président,

La pratique du sport, élément essentiel de la vie des Français, a été très largement bousculé en 2020 et 2021, et les associations l’ont été encore davantage.
Malgré tout, nous avons pu maintenir nos activités avec certes des contraintes importantes mais permettant tout de même de jouer notre rôle d’utilité publique à la fois sur le volet sportif, mais également à travers un rôle sociétal de lien social, de santé et d’animation des territoires. Vous êtes près de 3400 présidents de clubs à avoir maintenu vos activités et nous vous en remercions. Nous sommes fiers des valeurs que vous véhiculez et portez au nom de la fédération.

Cette période a permis également l’explosion des pratiques individuelles de plein air. Même si nous devons dessiner l’avenir avec prudence, nous serons certainement confrontés à un regain d’envie de nouveaux pratiquants. Accueillons-les pour tester nos activités. Notre nouveau titre le pass découverte a été créé dans cette optique.

Enfin, il semble que la rentrée sportive puisse se dérouler dans de bonnes conditions si le contexte sanitaire le permet. Nous allons pouvoir désormais commencer à réorganiser nos activités, nos formations, nos séjours et préparer la rentrée sportive. Dans ce cadre, nous vous adressons dès à présent les informations nécessaires pour cette saison sportive 2021/2022.

1/ Système de gestion de la vie fédérale : Fermeture et Ouverture saison 2021/2022
Pour permettre la mise en œuvre des nouveautés de la saison sportive, le système de gestion de la vie fédérale sera fermé entre le jeudi 26 août et le jeudi 1er septembre 2021.
Attention : Nous alertons les responsables et correspondants tourisme qu’ils ne pourront inscrire leurs voyages et leurs participants entre ces deux dates. Merci de faire le nécessaire avant le jeudi 26 août.
L’ouverture de la saison 2021/2022 est fixée au jeudi 2 septembre pour les comités et clubs.

2/ Tarifs des licences 2021/2022 et des Pass découvertes et sur-cotisation
Comme nous vous l’avons indiqué dans notre email « Information suite AG 2021 – Secteur adhésion » du 5 mai, les tarifs des licences 2021/2022 seront les mêmes que pour la saison 2021/2022.
Vous trouverez ci-joint les tarifs nationaux des différents titres d’adhésion et de participation 2021/2022 applicables à compter du 01/09/2021 (cf. Annexes 1 et 2).

Afin d’actualiser notre base de données nous vous demandons de nous communiquer les éventuels changements relatifs à votre sur-cotisation si vous en appliquez une. Vous trouverez jointe la grille actuelle (cf. Annexe 3). En cas de modification, merci de nous informer d’ici le vendredi 04 juin par retour de mail à association@ffrandonnee.fr. Sans réponse de votre part avant cette date, les montants appliqués cette saison seront reconduits à l’identique.
Veuillez également noter que nous avons transmis des informations dont les tarifs de licences 2021-2022 à vos clubs dans un mailing ce jour. Merci donc de leur transmettre au plus vite les tarifs prenant en compte votre sur-cotisation, si nécessaire.

3/ Adresse d’expédition des licences
Les documents de la campagne d’adhésion seront expédiés aux clubs et aux comités pendant le mois de Juin.
Les comités les recevront à l’adresse « Siège » renseignée dans le système de gestion de la vie fédérale et les clubs à l’adresse « Expédition des licences » renseignée également dans le système de gestion de la vie fédérale.
Merci de vérifier et mettre à jour votre adresse si besoin avant le mercredi 02 juin. Merci d’inciter vos clubs à faire de même. Attention, tout colis non réceptionné nécessitant un 2ème envoi par la fédération donnera lieu à une facturation.

4/ Règlement général sur la protection des données (RGPD) et adresse mail licenciés
Pour rappel, afin de respecter le RGPD, le mot de passe des adhérents n’apparaît pas sur leur licence/carte baliseur PDF. Lors de la création ou renouvellement de leur titre, les adhérents reçoivent un mail automatique avec un lien pour créer leur mot de passe lorsque l’adresse mail a bien été saisie. Dans le cas contraire, les adhérents devront suivre les indications sur « Mon compte » puis sur « J’ai oublié mon mot de passe, je n’ai pas mes codes d’accès » sur le site internet de la fédération. Nous vous remercions d’avance de bien vouloir accompagner les clubs dans cette démarche.

5/ Dématérialisation
Pour rappel, la fédération met en place la dématérialisation des titres d’adhésion et de participation à partir de la rentrée 2021/2022. Il n’y aura donc plus de lettres-cartes papier.
En pratique, lors de la saisie des titres par le comité ou le club dans le système de gestion de la vie fédérale, l’adhérent recevra un mail automatique avec son titre en PDF et les informations relatives à l’assurance.
Les licences, cartes baliseurs et autres titres seront également téléchargeables en format PDF dans l’espace « mon compte » du site internet.
En cas de difficulté de la part de l’adhérent, le président du club ou responsable adhésion pourra à tout moment télécharger les licences en PDF dans le Système de Gestion de la Vie Fédérale afin de l’envoyer par e-mail ou bien de l’imprimer si nécessaire.
Afin que les personnes puissent recevoir immédiatement leur titre et pour de vous faire également gagner du temps, nous vous conseillons de bien rentrer l’adresse email de vos adhérents.

6/ Pass Découverte
Nous vous avons déjà présenté ce nouveau titre de participation dans l’email « Information suite AG 2021 – Secteur adhésion » du 5 mai dernier.
Pour rappel, ce titre permettra d’accueillir des pratiquants occasionnels sur un évènement, un baptême d’activité, un séjour, ou tout simplement pour participer aux activités du club. Ce titre ne sera pas pris par le pratiquant mais délivré uniquement par les clubs ou comités via le système de gestion de la vie fédérale dès lors qu’ils souhaitent proposer à des pratiquants occasionnels de participer à une activité.
Nous préparons actuellement des outils de communication et documents d’information qui seront disponible dès la sortie des titres, à savoir courant juin 2021.
Les tarifs de ces Pass sont les suivants :

- Pass Découverte 1 jour : 2€
- Pass Découverte 8 jours : 4€
- Pass Découverte 30 jours : 8€

7/ Guide clubs
Un nouveau document va vous être envoyé lors du routage de juin. Il remplacera le guide Vie Fédérale et le Guide Assurances : le guide clubs.
Comme pour les saisons précédentes ce guide clubs a pour but de vous accompagner et de vous aider à gérer et à développer votre club ainsi que de répondre à vos principales questions concernant les assurances.
Ce guide a été enrichi avec de nouvelles thématiques telles que « les avantages de l’affiliation », « comment fidéliser et recruter de nouveaux adhérents », « la formation et la professionnalisation » etc…

8/ Tutoriels vidéos – Formations ARA/Webinaire
Des tutoriels vidéos pour vous aider à utiliser le Système de Gestion de la Vie Fédérale vont vous être mis à disposition dans les prochains mois en complément du Guide utilisateur du Système de Gestion de la Vie Fédérale. Ils reprendront les bases afin de vous accompagner à vos débuts. Vous pourrez ensuite si vous le souhaitez-vous inscrire à une de nos formations Accompagnement des dirigeants associatifs « Utilisation de Système de Gestion de la Vie Fédérale » que nous organisons afin d’approfondir vos connaissances. La prochaine aura lieu le 22 septembre 2021 par Teams. Vous pouvez d’ores et déjà vous inscrire en cliquant sur le lien suivant : Formations ARA
Notez également que nous proposerons un webinaire spécial « rentrée sportive » les 9 et 14 septembre.

9/ Le nouveau Label santé 2021 et le Label Walk Leader
La nouvelle formation Santé, démarrée en 2020, s’adresse toujours aux animateurs de randonnée mais aussi aux animateurs de marche nordique et de longe côte. Ces encadrants peuvent, à l’issue de la formation, animer des séances Santé dans une ou plusieurs disciplines en fonction de leur diplôme de base. Par exemple un animateur breveté fédéral marche nordique, ayant suivi la formation Santé, pourra animer une séance marche nordique santé. Par conséquence, le club peut maintenant demander un label Santé pour ces trois disciplines. Plus d’informations : randosante@ffrandonnee.fr

La fédération a initié il y a une dizaine d’années une réflexion au sein de la Fédération Européenne de Randonnée Pédestre (FERP) sur l’élaboration d’un référentiel européen. La FERP a créé un label, Walk Leader. Ce label « Walk Leader » permet aux organisations membres qui forment des animateurs de randonnée bénévoles, d’obtenir l’agrément de leur programme de formation. À cet effet, notre formation Brevet Fédéral Randonnée (BF Randonnée) répondu aux critères du référentiel et a obtenu l’agrément de la FERP.
Ainsi, tous les clubs possédant des animateurs brevetés randonnée ou titulaires de l’ex SA2 sont habilités pour utiliser le logo Walk Leader. Plus d’informations ; formation@ffrandonnee.fr
En conclusion, ces labels apportent une vraie valeur ajoutée à l’image de nos formations d’animateurs, de nos clubs qui ont des animateurs brevetés. Nous vous incitons à valoriser ces labels auprès des pratiquants puisqu’ils symbolisent un signe de reconnaissance de la qualité de l’encadrement proposé et également auprès des financeurs des comités et des clubs (reconnaissance de l’expertise fédérale). Documents disponibles prochainement dans la base documentaire.

10/ Assurances et assurances complémentaires
Comme chaque année, un montant forfaitaire vous sera prélevé lors du premier trimestre 2021 pour la garantie auto-mission et protection juridique. Le montant des tarifs de l’assurance des licences est identique à celui de la saison actuelle. Les forfaits « accueil et manifestation exceptionnelle » sont toujours sans surcoût pour toutes les structures bénéficiant du contrat fédéral.
Notre assureur nous propose des garanties complémentaires : les comités et les clubs peuvent souscrire en plus une assurance dommages aux biens. Les licenciés, les baliseurs, les dirigeants et les animateurs de comités peuvent, quant à eux, souscrire à d’autres assurances complémentaires. Vous trouverez les bulletins de souscription en annexe dans le Guide Clubs 2021/2022.

Concernant les séjours et voyages organisés dans le cadre de l’extension de l’immatriculation tourisme fédérale, les montants des options d’assurance restent identiques à celles actuellement en vigueur pour les séjours 2020 et 2021. Vous trouverez tous les éléments concernant les assurances dans le Guide Clubs qui vous sera transmis au mois de juin.

11/ Le contact privilégié pour toute question concernant la gestion des adhésions
Afin de mieux accompagner chaque club dans la gestion de ses adhésions, nous vous rappelons que dans le Guide de la Vie Fédérale (version téléchargeable disponible dans la base documentaire) figurent les coordonnées mail et/ou téléphone d’un référent adhésion départemental et/ou régional. Ce responsable aura pour mission d’accompagner l’ensemble des clubs pour toutes questions liées aux adhésions y compris l’utilisation du système de gestion.

Nous vous remercions pour la prise en compte de ces différents éléments et vous souhaitons à tous une bonne préparation de votre rentrée sportive 2021/2022 !
Pour toutes informations complémentaires ou questions que vous jugeriez utiles, n’hésitez-pas à joindre le service adhésion à association@ffrandonnee.fr

Bien sportivement,

Bruno LAMAURT
Responsable de la Commission
Nationale Pratiques Adhésion

Cécile LEGRAND
Responsable du service
Pratiques, Adhésion, Formation

PJ :
- Annexe 1 : Tarifs 2021/2022 Associations (PDF)
- Annexe 2 : Tarifs 2021/2022 Comités (PDF)
- Annexe 3 : Récapitulatif des sur-cotisations 2021/2022 (Excel et PDF)

Service aux adhérents
64, rue du dessous des berges 75013 Paris
01 44 89 93 66
association@ffrandonnee.fr